Le recrutement

Nous vous demandons de remplir un formulaire en ligne pour renseigner vos coordonnées, vos souhaits de poste, vos disponibilités, vos compétences … tout ça pour nous aider à vous proposer les meilleures missions possibles ! 5 à 10 minutes maximum et le tour sera joué !

Les inscriptions peuvent se faire via le formulaire accessible sur le lien suivant : https://volunteers.utmb.world/go/events/fa2fcb90-961f-47be-af3e-4c13c256ae52

Pour les nouveaux bénévoles d'une épreuve UTMB World Series, n'ayant pas encore de compte sur cette plateforme, l’inscription se fait en deux temps :

• Création d’un compte sur la plateforme bénévoles. Vous recevrez alors un email pour confirmer la création du compte avec un lien sur lequel cliquer pour valider.
• Une fois le compte créé, remplir le formulaire d’inscription définitif sur lequel vous serez automatiquement redirigé.

Pour les bénévoles ayant déjà un compte sur cette plateforme (celles et ceux ayant par exemple participé comme bénévole au HOKA UTMB Mont-Blanc, à Nice Cote d'Azur By UTMB), vous aurez juste besoin de vous connecter à votre compte habituel et remplir le formulaire accessible sur le lien ci-après.

Vous êtes un groupe d'amis à vouloir vous inscrire et occuper les mêmes postes ? Rien de plus simple. Voici la procédure à suivre :

**Pour le premier bénévole : **

1. Le premier coureur à s'inscrire remplit le formulaire normalement.
2. A la fin de son inscription il va dans son espace bénévole (lien envoyé automatiquement à l'inscription) puis clique sur "Mon profil" dans le menu de gauche et, enfin, sur "Créer un groupe d'amis" dans la page qui s'ouvre.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, nommez le groupe d'amis.
4. Un code est alors généré.
5. Transmettez ce code à vos amis qui devront le saisir dans leur espace bénévole après leur inscription.

**Pour les bénévoles suivants : **

1. Vous recevez le code groupe de votre ami.
2. Si ce n'est pas encore fait, remplissez le formulaire d'inscription. Sinon, rendez-vous directement dans votre espace bénévole.
3. Une fois connecté à votre espace bénévole, cliquez sur "Mon profil" dans le menu de gauche puis sur "Rejoindre un groupe d'amis" dans la page qui s'ouvre.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le code envoyé par votre ami.e et cliquez sur "Rejoindre".
5. Votre groupe et constitué !

**A noter : ** cette opération peut-être réalisée n'importe quand et non uniquement lors de l'inscription.

Une belle édition du Grand Raix Ventoux by UTMB nous attend ! Cet évènement, sur un sommet mythique et réputé internationalement est avant tout une belle fête humaine pour notre territoire provençal. Nous avons ainsi à cœur d’impliquer au maximum notre beau territoire ! Nous souhaitons en effet que les habitants des environs du Mont-Ventoux puissent être pleinement acteurs de cette grande fête et vibrer à 100%. Et notamment comme bénévoles !

Ainsi, nous souhaitons donner une priorité aux locaux mais il n'empêche que, même si vous venez d'un peu (beaucoup) plus loin vous pouvez évidemment vous inscrire :). Nous serions heureux de pouvoir vous proposer des missions intéressantes. Cependant, nous souhaiterions simplement vous précisez que nous n'avons pas de possibilité de logement sur place.

Une fois que vous avez rempli et validé le formulaire, la balle est dans notre camp !

Durant les prochaines semaines, nous allons étudier toutes les inscriptions pour proposer des plannings bénévoles aux petits oignons 😊. Ne paniquez pas si vous ne recevez pas d'information de suite. Il nous faudra un peu de temps pour regarder les candidature. Mais nous ne vous oublions pas ! **Le processus de recrutement se fera en plusieurs étapes : **

1. Les bénévoles confirmés recevront un premier email confirmant l’intégration dans nos équipes bénévoles (sans information particulière sur les plannings). Cela signifie que nous comptons bien sur vous pour le Grand Raid Ventoux by UTMB 2025 et que vous aurez une mission bénévole !
2. Pendant les mois de février et mars, nous travaillerons à la mise en place des plannings de chacun. Vous serez également ajoutés à notre liste de diffusion de la lettre d’information bénévoles et nous vous tiendrons informés régulièrement mais nous ne serons pas en mesure de vous donner tous les détails de vos missions. En effet, pendant cette période, nous faisons, defaisons, refaisons les plannings. Ca change assez régulièrement 😊.
3. A la fin mars - début avril, vos plannings définitifs seront envoyés avec toutes les informations pratiques utiles à votre venue (description de vos missions, procédures, ...). Vous recevrez un email vous annonçant que vos plannings sont prêts et vous invitant à vous connecter à votre compte pour aller le consulter.
4. Pendant toute ces phase, mais principalement à partir de la fin mars / début avril, vous serez contacté par vos chefs de poste qui vous donneront les premiers plannings globaux et les premières informations.
5. Si nous avons plus de demande que de places de bénévoles, nous seront dans l’obligation de mettre sur liste d’attente quelques-uns d’entre vous. Vous en serez évidemment tenus informés. Et puis, en fonction des désistements et imprévus, nous reprendrons contact pour voir si vous êtes toujours disponibles et intéressés par venir sur l’évènement.

Sachez que nous ferons toujours de notre mieux pour répondre à vos attentes et vous proposer des missions motivantes, correspondant à vos attentes, durant la semaine de l’événement. Mais, parfois, nous devons un peu adapter les plannings de chacun pour faire en sorte de remplir tous les créneaux (voir le paragraphe "Ce que nous regardons particulièrement dans vos inscriptions" ci-dessous)

Nous vous demanderons simplement, si vous avez des changements de disponibilité, de nous en informer le plus tôt possible afin que nous en tenions compte.

La gestion du recrutement des bénévoles n'est pas une mince affaire et nous demande de faire attention à plusieurs points pour que l'expérience soit la meilleure possible pour tout le monde.

Nous faisons tout d'abord attention à vos souhaits de poste. Il y a des missions plus demandées que d'autres et, donc, remplies assez rapidement. D'autres sont un peu moins populaires et ne correspondent pas forcément à vos premières demandes. Mais nous pouvons vous les proposer aussi. Vous pourrez également y passer un bon moment. Nous en discutons ensemble et essayons de trouver un bon compromis.

Nous regardons aussi vos disponibilités : il est plus facile pour nous de trouver des missions si vous êtes présents sur plusieurs journées que sur quelques heures. Mais rassurez-vous : toutes les aides sont les bienvenues et appréciées !

Nous essayons également de faire le lien entre vos disponibilités et vos souhaits de poste : par exemple, pour éviter de former de nouveaux bénévoles chaque jour, il est plus simple d'avoir, pour les remise des dossards, des bénévoles présents sur plusieurs journées. Par contre, des postes en ravitaillement ou chez les fermeurs, par exemple, sont plus compatibles avec de plus courtes disponibilités.

Nous essayons enfin d'attribuer les missions également en fonction de vos expériences et compétences (langues parlées, condition physique ...). Il nous sera, par exemple, compliqué de vous proposer un poste de fermeur si vous inscrivez, en réponse à une question, que vous ne pouvez pas marcher avec du dénivelé. Ou vous proposer un poste au point information si vous ne connaissez pas bien l'évènement ou la région ou si vous ne parlez pas de langue étrangère.

Ce sont quelques grandes règles, plutôt générales, mais nous essayons toujours de faire pour le mieux et nous adapter pour faire que vous passiez un bon moment sur l'évènement !

Une fois votre inscription réalisée, vous aurez accès à un espace bénévole dédié dans lequel vous trouverez :

• Le récapitulatif des informations renseignées et le moyen de nous contacter pour les modifier
• A partir de fin juin, votre planning détaillé avec des informations pratiques sur chacun de vos postes (procédures, lieux, modalité pratiques …).
• Tous les documents d’organisation au fur et à mesure que nous les déposerons (guide du bénévoles, fiches procédures, photo, cartes …).
• Une messagerie pour communiquer avec nous et vos chefs de poste (en plus de l’adresse benevoles.grv@utmb.world)

N’hésitez pas à nous contacter

1. Via la messagerie sur votre espace bénévole
2. Par email à benevoles.grv@utmb.world